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2007年8月

2007年8月25日 (土)

ファイル管理

不動産会社様ではどのようにファイル管理されているでしょうか?

私がよく見かけるのは、特に管理なんてしてなくて、マイドキュメントに保存しっ放し。
何か文書を作る時には、ファイル探しから始まる。
このような方が非常に多く見受けられます。
ホームページを更新するにも、間取りのファイル、写真のファイル、概要がわかる文書
最低この3つが必要です。
その3つのファイルが、バラバラに保存されていては、更新するのも、いやになります。
また、そのファイルが自分だけで管理していればまだ記憶をたどれるのですが、いろんな人がいろんな情報をそれぞれのパソコンに持ってしまっているという場合が多く見受けられます。

図を参照

Photo_8

図は、PC Cがホームページ更新担当者だとします。
PC Aが写真を撮ってきて自分のPCに保存
PC Bが概要と間取りを作って自分のPCに保存
PC Cがホームページを更新しようと思ったら、PC AとPC Bのパソコンを参照しに行かなければならない。
そして、どこに保存してあるのかも明確ではない。
こうなると、作業はめんどくさくなる。

そこで、Serverに物件管理フォルダーを作成し、物件Aのフォルダを作り、PC AもPC BもServerの物件Aフォルダーに保存するようにする。
そうするとPC CはServerのみ参照すればよいので、非常に作業効率が、あがる。

ファイルを一か所に規則的に保存することによって、ホームページ更新やチラシの作成なども、格段に速くなります。

日常の業務からファイルを探す作業を減らしましょう!

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2007年8月24日 (金)

メールの送信方法

しばらくWEBのことに触れてませんでしたので、メールについて書いてみます。

巷では、電子メールを使うという事が一般化され、便利なツールとして確立していますが、なにぶん不動産業者様に関しては、まだまだ疎いという方が多く、メールの送信内容も受け取り側が、“ああ・・この人慣れてないんだな?”と悟られるようなメールが多いように思います。

たとえばこんなメールです。

以下本文

お問い合わせありがとうございます。
この物件は、3980万円で、土地が23坪、建物は、3階建てで外壁はパワーボードです。
接道は、4m道路で、車庫付きです。
近隣に小学校やスパーなどもあり住環境良好です。
ぜひ現地をご覧いただければと思います。
お待ちしております。

とまあ、こんな感じのメールです。
結構多く見かけるパターンです。
しかし、書いている本人には、わからない盲点があります。

まず、お客様はこの不動産業者様にだけ、問い合わせしているわけではありません。
なんという業者の誰か?これを書かなければなりません。

重ね重ね、お客様はいろんなところに対して問い合わせしている確率が高いです。
ですから、“お問い合わせの物件” といわれても、いっぱい問い合わせているうちのどれだったっけ?ってことになります。
お問い合わせいただきました、東新小岩4丁目の3980万円の3LDK車庫付きの物件の件ですが・・・と
こうならなければ、???で終わりです。

あと、概要に関してもあえて書く事は良い事ですが、たぶん知ってます。
ですから、物件に関する付加価値情報や添付ファイルによる提案書などが、必要だと思います。

メールには次の要素が簡潔に記されている場合効果があると思います。

1.だれ宛のメールか
2.会社名と担当者名の紹介文
3.どの物件に関する返信かを具体的に明記
4.物件の情報に対する付加価値(添付メールで提案書etc)
5.店舗誘導のお誘い文句
6.自社のHPへのお誘い文句
7.シグネチャ(会社名、担当者名、住所、電話、メールアドレス、URL、ブログ)

上記を見ていると当り前のように思えますが、結構できてません。

大変なのは4番でしょう。
まず添付ファイルの送り方がわからない方が結構います。
それと、添付するファイル(提案書)を作ることが大変であることもあるでしょう。
しかし、この辺の事ができてこないと、他社と差をつけたホームページ戦略にすることは、困難です。
ホームページを見てもらう事は、サッカーで例えると、キックオフです。
問い合わせがあり返信メールを送ることで、相手の布陣を崩し、
店舗に誘導することで、うまくセンターリングを上げる、
あとは、契約というゴールに結びつける。

要は、ホームページを良い物を作ることは、キックオフをするために不可欠ですが、肝心なのは、布陣を崩し、センターリングし、ゴールを決める事です。

電子メールの操作方法を知ること。
どんな提案書をつけたら相手の心が動くか。

メールは非常に都合良く使える通信手段です。
お客様に都合良く使われるのではなく、業者側が都合良く、賢く、使いましょう!!

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2007年8月22日 (水)

66億分の1

しばらく体調を崩していたこととお盆休みで、ブログをお休みしていましたが、また書き始めます。

66億分の1
私はよくこんな表現をします。
25歳の時私は、真実って何だろうとおもい、なんとなく自分の答えを見つけました。
そして最近は、世界の人口の数だけ真実があると思っています。
私が何かの物事に対して接するとき、当然私の意見も述べるのですが、それは私がその時思っている意見に過ぎずたった66億分の1の意見である。
そう思うと謙虚に相手の話にも耳を傾ける事が出来るようになると思います。
私が私がと、俺が俺がと言っているうちは、1つの真実に縛られ広く世間から評価され受け入れられることは難しいと感じています。
私は不動産業者様と150社ほどとお付き合いしていますが、150社の真実、もっと言うとそこで働いている方の数の真実があるのだなあ、と感じるとさまざまな意見を謙虚に聞く事が出来るのだと感じます。
それらを総括してデジコムが少しでも多くのお客様の意見をくみ上げた、サービス展開ができればと思います。

私の妻にも妻の真実がある。
子供にも子供の真実がある。
社員の加藤にも加藤なりの真実がある。
他にも私の身の回りで、接していただいている皆さんの真実
みんないつもありがとう。

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