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2008年5月 9日 (金)

紙文書管理

デジコムでは業務改善のメニューとして、事務所の紙文書の整理整頓に注力しています。
これには訳がありまして、紙文書を効果的に流通および保管をすると業務効率が格段に上がります。
ビジネスの情報はこれだけITが一般化されてきても、なんだかんだで結局紙文書の情報が圧倒的に多いのが現状です。
毎日紙の書類は自分の机にやってきて、積み重なっていきます。
積み重なった書類の中には、今やっている仕事の書類と、暇な時に見ようと思っている参考書類と、もうとっくに終わっている仕事の書類・・・と、いろんなジャンルの書類が特に分けられることもなく、無造作に積み重なっています。
頂いた名刺やはがきは引き出しの肥やしとなり、伝言メモは未処理のまま永久に机に貼りつけられています。
それらが非効率を生みだし、改善しないまま時が過ぎていくので、雪だるま式に非効率が悪化します。仕事をやればやるほど非効率になるのです。
これを今すぐ改善しなければ、明日は更に悪化し、年々悪化の一途をたどってしまいます。
ここでヒントを申しますと、今やっている仕事と、もう完了している仕事は最低分けてください。
そして1年に1度書類の棚卸をしてください。
細かい手法については、書き出すときりがないので、ご興味がある方は前原まで聞いてください。
最終的には紙文書の流通そのものが業務のフレームワークと連動しているという状況を作り上げ、紙文書が所定の場所に保管された時点で、一つのワークが完了するように改善します。
紙文書管理。皆様も着手してみてはいかがでしょうか。
デジコムがお手伝いできます。

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